AI in Administration

publish date : 2026-09-08 update date : 2026-09-08
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AY115 University Retreat
AI in Administration
Regulation Search × Web Tables × Library AI Q&A

Unit Office of Library and Information Services, Division of Reference and Circulation

Date 2026.09.08

01 / 09
A user says "high speed rail"; the rules say "transportation expenses."
777
regulations in force
vs
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mention "high speed rail"
Officers know the document; others rarely know the keyword.
02 / 09
PART 1-2 Web Table Tools (for unit web editors and managers)
One-click table conversion and styling
Before: a table copied from the CMS back end — an unformatted wall of HTML.
Before
Raw code from the CMS
After: the same table pasted into the Table Editor and parsed into a cleanly formatted table.
After
Table Editor: click Parse
03 / 09
PART 1 Summary
Make "repeat work" a "fixed tool"
Consistent
Free
Faster

➢ Keeps AI output from drifting off-brief

➢ Uses no tokens in day-to-day work

➢ No waiting for an AI reply

04 / 09
PART 2
📚 Library AI Q&A Platform

Combining RAG with the Gemma3:12B model

to answer questions on library service policies

05 / 09
📖 What is RAG?
RAG (Retrieval-Augmented Generation) combines document retrieval with a large language model. Instead of answering from its own knowledge, the AI first searches the library's service policy documents and builds its answer from what it finds, which markedly improves accuracy on our own rules.
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Build the knowledge base
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User asks a question
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Answer the user
06 / 09
📄 Library Service Policy Documents

●校友和退休教職員須每學年一次來圖書館延長借閱期限才可以借書。借書一次最多5本借期一個月,不能借閱期刊和DVD。首次辦理借書請攜帶畢業證書與身分證、駕照或健保卡。

●圖書館於三、五、六、七樓廁所旁皆設有飲水機。

●每個樓層都有廁所,大約在四樓入口處右轉附近位置。無障礙廁所在四樓。

●若要借用團體討論室:凡 3 人以上可到圖書館櫃台登記。團體討論室共有3間,有電子看版可以接筆電播放或當白板使用。六人以上建議使用601團體討論室或是501團體討論室。

●團體討論室可以提前一周預約,請到櫃台預約登記。

●有關學位論文的繳交請參閱圖資處網頁-研究資源-繳交學位論文專區說明。

●怎麼申請Turnitin:1.請填寫帳號申請表。2.圖書館會把您加入課程。3.開學校信箱收通知信,以註冊帳號。4.系統會請您輸入信箱,請輸入:學號/信箱@mail2.mcut.edu.tw。5. 系統會請您輸入姓氏,只要輸入姓氏,請不要輸入全名。6. 開學校信箱收第2封通知信,以建立密碼。7.您就可以使用Turnitin學生帳號了

●借書預先告知還書通知單,預約取書通知單,借書逾期通知單預設都是寄到學校給您的mail帳號信箱。您也可以登錄圖書館系統後修改自己常用的mail帳號。

●如要續借圖書:請登錄「圖書館館藏查詢平台」,輸入自己的帳密後可找到個人借閱資訊,再請自行續借1次。但如要要續借的書被預約走了就無法續借,下一次的借閱權力會保留給預約者。

●圖書館沒有賣輕食只有賣簡易的膠囊咖啡,但於四樓設有輕食區,歡迎來館利用。只有輕食區開放飲食,可外帶東西進來吃但其餘館內空間禁止飲食。

●ps4借用方式:請憑證(學生證/服務證等)至流通櫃台借用體驗光碟片及控制手把。ps4在圖書館4樓書展區後方有4台及1組虛擬實境PSVR裝置,可使用於PS4遊戲及播放影音光碟。

●學生可借20本書(30天)或期刊(7天),其中可包含4片DVD(7天)和一台平板電腦(30天)。教職員可借20本書(60天)或期刊(7天),其中可包含4片DVD(7天)和一台平板電腦(60天)。

●如果找不到書可到櫃台填協尋書單,或搜尋長庚大學和長庚科大看有沒有館藏,透過館際合作向他們借閱。

●圖書館四樓以上周一至周五四樓開放時間為:am8-pm9:30,周六為am9-pm4(寒暑假開放時間另行公告),週日閉館不開放。三樓自習室開放時間為每日am7-pm11(考試周無延長),自習室需要刷卡進出。寒暑假期間可借書和還書,但開放時間會調整,請留意各期末公告。

●寒暑假閉館期間的到期日會延後到下一個開館日,閉館期間逾期罰款也不計算。

●推薦圖書可上圖書館網頁登錄讀者帳號後到「線上推薦系統」推薦(ps.此為推薦購買圖書平台非館藏查詢平台)。

●讀者帳號為學號或工號,密碼為身分證後四碼。讀者帳號也可以透過校園入口網帳密登錄。

●圖書館三樓是自習室。四樓有借還書櫃台,書展區,ps4區,辦公室。五樓是期刊區,六七樓是中外文圖書區,八樓是視聽中心和校史室。

●視聽中心有伴唱設備可以唱歌,周一至週五每晚pm6-8開放使用,不過考試週及前一週暫停開放借用,僅可觀賞影片。看影片或是伴唱設備都請上網「場地設備借用系統」預約

●研究小間共有16間在圖書館五至七樓,1人即可到圖書館櫃台登記使用。

●研究小間預約條件是當你要借用時,全部已經都被借出時才開放預約登記,詳情請洽櫃台。

●借書過期會處以逾期罰款。圖書逾期罰款一天新台幣5元,累計最多500元新台幣。請歸還圖書並繳清罰款後才能恢復借書權利。

●如果借閱中的書不見了,請買同一本賠償。若購買有問題可洽櫃台詢問。記得若已經逾期則逾期罰款仍然會計算。

●圖書館沒有代訂書服務,因為我們走的是合約商批次統購敬請見諒。

●視聽中心DVD可讓學生和教職員外借回家(校友和退休教職員不行),1人最多借四片,借期7天不能續借。

●圖書館視聽中心有大團體欣賞室可上課使用。請上網「場地設備借用系統」預約。

●若要擔任圖書館義工請到四樓櫃檯詢問。圖書館工讀生則是每學年開學期間招募,依照政府規定基本工資時數計算。

●如果查不到我要的書,或者我要借的書圖書館沒有或是被借走都可以跟長庚大學和長庚科大圖書館借書。方式是登錄我們的館藏查詢系統後點選「整合查詢」查到長庚大學和長庚科大圖書館的書就可以線上直接預約他們的書。等待三到五天時間對方將書送到本館來會通知您來圖書館櫃台借閱,免運費。

●研究生畢業手續(圖書館離校手續)是要繳交紙本論文精裝本一本和學位論文授權書,並歸還圖書館的借書以及清查是否有罰款繳交

●大學部學生畢業手續(圖書館離校手續)是歸還圖書館的借書以及清查是否有罰款繳交

●教職員的離校手續(圖書館離校手續)是歸還圖書館的借書以及清查是否有罰款繳交

●如果被外借走的書可以登錄館藏查詢系統後來預約等候圖書館通知來領書。

●兼任教師須每學期一次來圖書館延長借閱期限才可以借書。

●校史室可以預約參觀,請洽櫃台可撥校內分機2293或至圖書館四樓櫃台預約即可。

●過期的雜誌在5樓的合訂本區,建議先在圖書館網站搜尋,確認有館藏與放置位置後再到5樓找合訂本。

●歡迎校外人士進圖書館使用館內資源。但僅限館內閱覽,無法外借回去。

●圖書館閉館時,若要還書請投入門口還書箱即可。

●自習室有設置攝影機,在自習室掉了東西,遺失物品可到圖書館四樓調閱攝影機查看。

●可以攜帶個人物品,背包進來圖書館。不過圖書館是公共空間請隨時留意自身物品安全

●圖書館有提供免費wifi網路連線,請搜尋MUCT_802.1x然後登錄你的學號或工號,密碼為身分證後四碼。

●如果丟失,遺失,或毀損了在圖書館借的書,請您務必前往圖書館櫃檯說明情況,我們會向您說明賠償方式。

●圖書館部分閱讀區有設置許多插座可以讓您充電使用3C產品。

●圖書館一樓影印室有提供影印、列印服務。

●如果使用資料庫無法下載全文,有可能是使用權限被限制,或訂購權限限制可取得全文數量等因素,請洽圖書館分機2282詢問。

●研究生六月論文口試後可以直接跑第1、2、3梯離校流程都可以,只會晚點拿畢業證書。若要延畢,等教務處發離校須知就可以繳交論文。

●圖書館有愛心雨傘可借用,請洽櫃臺詢問。

●寫論文和作業需要找資料或文獻等資料可使用圖書館訂購的電子資料庫去查。

●校外連線資料庫使用,請先透過學校的 VPN 進行連線後再到該資料庫去使用。

●檢索區提供電腦供大家查詢資料使用,不用登記請直接使用。

●圖書館有支援無線網路,請搜尋802.1x並登錄自己校園入口網帳密及可連線使用。

07 / 09
🧠 Large Language Model: Gemma3:12B
Developed by Google
A free, open-source large language model, April 2025.
12 Billion Parameters
12 billion parameters, with strong language understanding.
Chinese Support
Suited to Chinese knowledge Q&A and natural conversation.
Bilingual
A translation module is added to support bilingual Q&A.
On-Premises
Deployed on a campus server; no data leaves for the cloud.
No Token Fees
Local deployment incurs no per-token charges.
Fast Inference
An 8.1 GB lightweight model suited to fast RAG Q&A.
AI Agent
Agent services extend what the language model can do.
08 / 09
💬 Q&A Demonstration
1. Bilingual (ZH / EN)
2. Semantic term alignment
3. Reasoning ability
4. AI Agent
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Organizer: Library